PUERTO AMIGO SAS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
A. Introducción
Las leyes de la republica de Colombia garantizan el derecho que tienen todas las personas naturales o jurídicas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades ya sean estas de carácter publico o privado, obligándolas a respetar los derechos y garantías previstos en la ley cuando se recolecta, trata y circula esta información de acuerdo con tales autorizaciones, derechos que se extiende al derecho de recibir una información cierta y acorde a la realidad, sin ningún tipo de parcialidad no discriminación.
Bajo estas premisas legales PUERTO AMIGO SAS ( en adelante la compañía) , está comprometida con el cumplimiento de la ley que regula la protección de Datos Personales y de los derechos de sus titulares
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) adoptada por la Compañía es de obligatoria aplicación en todas las y cada una de las actividades que involucre el Tratamiento de Datos Personales, y debe ser observada en consecuencia por sus administradores, empleados y los terceros con quien éste se relacione legal o comercialmente.
B. Objetivo de la Política de Tratamiento de Datos Personales
El objetivo de la presente Política consiste en articular esta junto con las normas, medios técnicos, y factor humano, para que una vez sean implementadas, garanticen el cumplimiento de la ley de Protección de Datos Personales determinando sus lineamientos y procedimientos para la atención de consultas y reclamos de los Titulares de los Datos Personales sobre los que la Compañía realiza algún tipo de Tratamiento.
C. Alcance de la Política de Tratamiento de Datos Personales
La presente política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de la Compañía, sus directores, administradores, empleados y los demás terceros quienes la representan o actúan por ella, o con las mismas personas con los que la Compañía tiene algún tipo de vínculo, sea legal, comercial o convencional.
D. Definiciones contenidos en la Política de Tratamiento de datos Personales
Las palabras y términos que se definen a continuación tienen en cuenta aspectos no solo técnicos sino ortográficos que ayudan a su interpretación en el marco de la normatividad vigente y su uso y costumbre en materia tecnológica y comercial, asi cuando cualquiera de ellos se escriban con mayúscula inicial según se hace en sus respectivas definiciones que siguen más adelante, fuere o no necesario conforme a las reglas ortográficas del uso de las mayúsculas, e independientemente del lugar de la Política de Tratamiento de Datos Personales en que se utilicen, o si se emplean en una persona, número, modo, tiempo o variable gramatical,:
• Autorización: Para todos los efectos significa el consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser : escrita; , verbal o; concluyente cuando los hechos permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.
• Base de Datos: Para todos los efectos significa el almacenamiento y conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Consulta: Para todos los efectos significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre en las Bases de Datos de la Compañía.
• Dato Personal: Para todos los efectos legales significa datos cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas, determinadas o determinables.
• Dato Personal Privado: Para todos los efectos legales significa el dato que por su naturaleza ya íntima o reservada sólo es importante para su Titular.
• Dato Personal Público: Para todos los efectos legales significa el dato asi definido por le ley además de aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles de conformidad con la misma, entre ellos por ejemplo: datos contenidos en documentos públicos, registro de la cámara de comercio y demás registros públicos, revistas, circulares, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.; de la misma manera se consideran datos públicos aquellos que así se determinen por la voluntad del Titular o por disposición legal o judicial.
En todo caso estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal semiprivado: Para todo los efectos legales significa el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, entre ellos tenemos las bases de datos de centrales de riesgo financiero.
.
• Dato personal sensible: Para todos los efectos legales significa el dato que afecta la intimidad propia de la persona y cuyo uso indebido puede generar su discriminación o daño moral, entre ellos, raza, genero, orientación política, religiosa o sexual.
• Encargado: Para todos los efectos legales significa la persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Autorizado: Para todos los efectos legales significa toda personas que bajo responsabilidad de la Compañía o sus Encargados realiza el Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
• Reclamo: Para todos los efectos legales significa toda solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, enmendar, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, complementen, o adicionen.
• Responsable: Para todos los efectos legales es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular del dato: Para todos los efectos legales significa la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento..
• Tratamiento: Para todos los efectos legales significa cualquier operación o su conjunto que se haga sobre Datos Personales (recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales)
• Transmisión: Para todos los efectos legales significa el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: Para todos los efectos legales significa el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un tercero receptor, quien a su vez es Responsable del Tratamiento, dicha persona se puede encontrar dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: Para todos los efectos legales es el procedimiento previo que debe adelantar ante el Encargado o Responsable de sus Datos Personales el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
E. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
- Relacionados con la Recolección de Datos Personales.
- Principio de Libertad.
Salvo disposición legal en contrario, toda recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular, en consecuencia Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el consentimiento previo del Titular.
Este principio impone el deber de informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
- Principio de Limitación de la Recolección:
Es el principio mediante el cual sólo se deberán recolectar los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, y en ese sentido queda prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. los datos deberán ser entonces : adecuados, pertinentes y relacionados con la finalidad para las cuales fueron previstos.
- Relacionados con el Uso de Datos Personales.
- Principio de finalidad:
Según el cual el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de cauerdo con las disposiciones legales, finalidad que deber ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente.
- Principio de Temporalidad:
Según el cual los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual o judicial,
Las determinación del tiempo se hará en concordancia con las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
- Relacionados con la Calidad de la Información.
- Principio de Veracidad y/o Calidad:
En desarrollo de este principio a información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, quedando prohibido su su uso parcial, incompleto, fraccionado o aquel que induzca a error.
Se deberán adoptar políticas razonables que garanticen que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la Compañía lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.
- Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.
- Principio de Seguridad:
Según el cual cada persona vinculada con la Compañía deberá cumplir las medidas operativas, tecnológicas, técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su manipulación, adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Transparencia:
Según el cual todo Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan o interesen de si.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida:
Según el cual sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
- Al Titular del dato.
- A las personas autorizadas por el Titular del dato.
- A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
- Principio de Confidencialidad:
Según el cual todas las personas que intervengan durante el proceso de Tratamiento de Datos Personales y que no tengan la naturaleza de públicos están obligados por mandato legal a a garantizar la debida reserva de la información, aun después de terminada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales en los casos a autorizados por la ley.
Todo nuevo proceso que inicie la Compañía y que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado y avalado por el Oficial de Protección de Datos, que es la persona encargada de asegurar el cumplimiento de esta Política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal.
F. Procedimiento y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales y la finalidad del mismo
La Compañía deberá realizar el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento y desarrollo de las actividades propias de su objeto social que incluyen la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta ofrece de conformidad con la ley.
El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.
La Compañía podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:
Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones comerciales, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
De la misma manera será finalidad adelantar todas las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa comerciales y legales desde el punto de vista precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, como también dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las decisiones judiciales o administrativas según sea el caso
El tratamiento incluye actividades de mercadeo, ventas y promocionales, tele marketing, servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier relación comercial, así como actividades estratégicas para el relacionamiento con clientes, proveedores, fabricantes y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales, el tratamiento incluye la realización de invitaciones a eventos, seminarios, cursos, capacitaciones para mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos y servicios , y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con la Compañía, o aquel que llegare a tener;
De la misma manera incluye la gestión relacionada con trámites, solicitudes, quejas, y reclamos, así como efectuar encuestas de satisfacción de Clientes respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la Compañía, o empresas vinculadas y los aliados comerciales de ésta, así como dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de la Compañía o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
El tratamiento de la información incluye: Ordenar, catalogar, dividir, clasificar y/o o separar, verificar, comprobar, corroborar, investigar, validad y comprobar toda la información suministrada por el Titular de los datos, con cualquier otra información de que disponga legítimamente, así como acceder, comparar, consultar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, lista Clinton. Offac y/o cualquier otra base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.
En materia de seguridad y riesgo la información se empleara para el mejoramiento de del servicio de la compañía por tanto los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos recolectados directamente, los tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y los obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de la Compañía.
Igualmente es finalidad conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente siempre y cuando se garantice su guarda y uso de conformidad con la ley.
De la misma manera tendrá finalidad para la realización de todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
G. Derechos de los Titulares de los datos
Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, así como a solicitar la exclusión de datos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar en cualquier tiempo prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio cualquier tipo de quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen previo el agotamiento del requisito de procedibilidad aquí indicado.
- Revocar toda autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
H. Deberes de la Compañía cuando obra como Responsable de la Base de Datos Personales
La Compañía está obligada a cumplir las obligaciones contenidas en la ley, siendo las mismas :
- En relación al Titular del dato.
– Garantizar al Titular, en todo momento el efectivo ejercicio de sus derechos mencionados en el Literal G de la presente Política.
- En relación a la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
- Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
- Actualizar la información cuando sea necesario.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente ya sea a solicitud del Titular o autoridad judicial o administrativa que así lo ordene.
- En relación al Tratamiento a través de un Encargado
- Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o la Ley
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y entendible.
- Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar las actualizaciones respectivas.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Comunicar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en reclamación o diferencias por parte del Titular cuando se presente la y no haya terminado el trámite que la decida.
- En relación a los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar toda violación a los códigos de seguridad y cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
I. Deberes de la Compañía cuando obra como Encargado.
Cuando el Tratamiento de datos se haga en nombre de otra entidad u organización que sea la Responsable del Tratamiento, la Compañía deberá cumplir los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento contenidas en este documento.
- Actualizar toda la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
- Realizar en el mismo termino anterior toda actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Dar tramite a las consultas y/o los reclamos efectuados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para este fin.
- Abstenerse de circular información que esté siendo objeto de reclamacion por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir con las instrucciones, requerimientos y recomendaciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio relacionados con el uso de Datos Personales.
J. Políticas relacionadas con la autorización para Tratamiento de Datos.
- Autorización para el Tratamiento de Datos.
Todas las personas obligadas legalmente a cumplir la presente política siempre deberán obtener de manera legal de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Se excluye esta obligación cuando se trate de datos de naturaleza pública.
Previo a obtener la autorización del Titular de los Datos Personales se le debe de indicar de manera clara y expresa:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;
- El carácter facultativo de responder a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
- Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
- La identificación, dirección física o electrónica de la Compañía.
En todo caso la Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como formato físico, pagina web, actividades, formularios, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps, en cada caso se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.
Para todos los efectos la autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento, estas deben ser claras de manera que no admita duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.
- Autorización para Tratamiento de datos sensibles.
En punto de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser expresa y explícita;
- Siempre se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;
- Se debe informar de forma explícita, clara y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
- Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).
En todo caso cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los requisitos que se indican a continuación:
- La autorización deberá ser otorgada por las personas que legalmente estén facultadas por la ley para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
- Se debe informar que es de voluntad del representante responder preguntas sobre datos de los NNA.
- En todo caso la Compañía debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando íntegramente sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.
K. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales
Debidamente facultada por la ley y cumpliendo la misma. La Compañía podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.
L. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales
La compañía Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:
- Cuando cuente con autorización de Titular y,
- Cuando sin contar con la autorización del Titular exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos debidamente celebrado.
M. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
- Para el pleno y efectivo ejercicio de los derechos que tienen los Titulares de los Datos Personales en la ley y en el presente documento las personas legitimadas por ley para tal efecto y que se indican a continuación : El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma legal mediante su documento de identidad, por sus causahabientes quienes deben en todo caso acreditar tal calidad, por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación del documento que contiene la facultad de representarlo con el lleno de los requisitos y formalidades exigidos por la ley para su validez, , por estipulación a favor de otro o para otro debidamente otorgada y contenida en documento, por ultimo los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos quienes deberán acreditar tal calidad de conformidad con la ley; la Compañía dispone del correo electrónico servicioalcliente@puertoamigo.com a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.
Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que están en las bases de datos en la Compañía se canalizarán a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.
El reclamo deberá dirigirse a PUERTO AMIGOS SAS y contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre, apellidos e identificación del Titular del dato o la persona legitimada y/o autorizada.
- Descripción clara, precisa, detallada y completa de los hechos que dan lugar a la reclamación
- Dirección física y/o electrónica para recibir la respuesta a que hubiere lugar, así como para obtener información sobre el estado del trámite.
- Acompañar los documentos y demás pruebas pertinentes que pretenda hacer valer.
Una vez la compañía reciba la solicitud se procederá por esta a la verificación de la identidad del solicitante, autorizado o legitimado, la respuesta a la consulta a que hubiere lugar deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
En todo caso si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Empero si la solicitud y/o reclamo se presenta incompleto por el Titular, su representante, autorizado o legitimado, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas o complemente la información respectiva.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender y solucionar toda consulta o petición será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
N. Identificación de la Persona o área responsable de la protección de los Datos Personales
Para todos los efectos el Oficial de Protección de Datos Personales es la persona encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del e- mail : servicioalcliente@puertoamigo.com
Ñ. Video vigilancia
La Compañía podrá utilizar en cualquier momento medios de video vigilancia que podrán ser instalados en diferentes sitios internos y externos de su sede institucional e incluso en sus oficinas, en consecuencia y dado el caso se informará al público en general sobre la existencia de estos medio usando difusión en sitios visibles de anuncios sobre video vigilancia.
La información que se pudiera obtener con el eventual uso del este tipo de video que se utilizaría con fines de seguridad, mejoramiento del servicio La Compañía, así mismo, y eventualmente como medio probatorio en cualquier tipo de proceso judicial o administrativo cuando aquella entidad así lo requiera, por lo tanto al Compañía se abstendrá de hacer entrega de las videograbaciones a terceros salvo autorización judicial .
O. Datos del Responsable del Tratamiento
Razón social: PUERTO AMIGO SAS
NIT: 900.687.862-5
Dirección: calle 118 # 70g 28 Bogotá – Colombia
Correo Electrónico: servicioalcliente@puertoamigo.com
Teléfono: 157- 7568575 en Bogotá
Página Web : www.puertoamigo.com
P. Políticas de seguridad de la información
En cumplimiento de las disposiciones legales en deber y obligación de La Compañía adoptar todas las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo en todo caso la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos.
Por lo anterior la Compañía ha implementado todos los protocolos y políticas de seguridad de obligatorio cumplimiento para la totalidad del Personal que tenga acceso directo autorizado a dichos datos, así como a los sistemas de información, servidores y equipos de computo o procesamiento de datos que los puedan contener y almacenar.
El Tratamiento de los Datos Personales estará vigente desde el inicio de la autorización y hasta el día en que PUERTO AMIGO SAS se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales
Q. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales
Con el objetivo de siempre mantener la vigente la presente, la Compañía puede en cualquier momento, modificarla, ajustarla o adicionarla, caso en el cual se indicara la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos vía correo o documento físico donde se indicara la versión, su fecha y la persona responsable de su autorización.
VERSION 1.0
FECHA: 07.05.2020
AUTORIZADA: Gerencia General